Apa itu ERP (Enterprise Resource Planning)? Cara Kerja, Contoh

Dalam era bisnis modern yang serba cepat ini, perusahaan harus terus berinovasi dan mencari cara untuk meningkatkan efisiensi operasional mereka. Salah satu cara yang paling efektif untuk mencapai ini adalah dengan menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Sistem ERP telah menjadi tulang punggung bagi banyak organisasi di seluruh dunia, memungkinkan mereka untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis ke dalam satu platform yang terpadu.

Table of Contents

Apa Itu ERP?

ERP, atau Enterprise Resource Planning, adalah sebuah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis utama dalam sebuah organisasi. Sistem ini mencakup berbagai modul yang berhubungan dengan manajemen keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, rantai pasokan, layanan, dan banyak lagi. Tujuan utama dari sistem ERP adalah untuk memastikan bahwa informasi mengalir dengan lancar di seluruh perusahaan, memudahkan akses data secara real-time, dan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.

Konsep Enterprise Resource Planning sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an, ketika perusahaan-perusahaan besar mulai menggunakan sistem komputer untuk mengelola inventaris dan produksi. Pada awalnya, sistem ini dikenal sebagai MRP (Material Requirements Planning). Namun, seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan bisnis yang semakin kompleks, MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning) pada tahun 1980-an, yang mencakup lebih banyak fungsi bisnis. Pada akhirnya, di tahun 1990-an, MRP II berevolusi menjadi ERP, yang mengintegrasikan seluruh fungsi bisnis ke dalam satu sistem terpadu.

Bagaimana Cara Kerja ERP?

Prinsip utama dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning) adalah untuk menyederhanakan alur kerja dan mengotomatisasi proses bisnis melalui penggunaan database terpusat. Enterprise Resource Planning menggunakan dashboard yang memungkinkan pengguna untuk melihat data secara real-time yang dikumpulkan dari berbagai proses bisnis di seluruh departemen.

Cara kerja Enterprise Resource Planning memungkinkan data dari berbagai departemen untuk dibagikan dan diakses oleh seluruh anggota organisasi. Hal ini menyatukan semua orang dengan sumber data yang sama, sehingga tidak hanya menyederhanakan proses dan mengurangi waktu kerja, tetapi juga memberikan bisnis keunggulan kompetitif.

Beberapa sistem Enterprise Resource Planning berbasis cloud dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik industri tertentu dengan menambahkan fitur-fitur khusus, tergantung pada penyedia perangkat lunaknya. Selain itu, perusahaan dapat menggunakan sistem modular yang memungkinkan mereka untuk memilih fitur-fitur yang akan digunakan dan menghapus yang tidak diperlukan.

Contoh Alur Kerja ERP

Misalkan sebuah perusahaan menerima pesanan dari pelanggan. Departemen penjualan akan memasukkan data pesanan ke dalam sistem Enterprise Resource Planning. Informasi ini kemudian secara otomatis diperbarui dan tersedia bagi departemen produksi untuk merencanakan proses pembuatan, departemen logistik untuk mengatur pengiriman, dan departemen keuangan untuk menghasilkan faktur. Dengan demikian, semua departemen dapat bekerja dengan data yang sama secara real-time, mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi.

Modul-Modul dalam ERP

Sistem Enterprise Resource Planning terdiri dari berbagai modul yang dirancang untuk mendukung fungsi spesifik dalam perusahaan. Beberapa modul utama dalam ERP meliputi:

1. Modul Keuangan

Modul keuangan mencakup akuntansi, manajemen kas, penganggaran, dan pelaporan keuangan. Ini membantu perusahaan melacak pendapatan, pengeluaran, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan keuangan.

2. Modul Sumber Daya Manusia (SDM)

Modul SDM mengelola data karyawan, penggajian, rekrutmen, pelatihan, dan penilaian kinerja. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia mereka.

3. Modul Manufaktur

Modul ini mencakup perencanaan produksi, pengelolaan inventaris, manajemen kualitas, dan pemeliharaan pabrik. Ini membantu perusahaan manufaktur dalam mengelola proses produksi mereka dengan lebih efisien.

4. Modul Manajemen Rantai Pasokan

Modul ini membantu dalam pengelolaan persediaan, pengadaan, dan logistik. Ini memastikan bahwa barang dan bahan baku tersedia saat dibutuhkan dan dapat dikirimkan tepat waktu kepada pelanggan.

5. Modul Penjualan dan Distribusi

Modul ini mencakup manajemen pesanan, penjualan, dan distribusi produk kepada pelanggan. Ini membantu perusahaan dalam mengelola proses penjualan mereka dari awal hingga akhir.

Manfaat ERP

Penerapan Enterprise Resource Planning membawa berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Berikut beberapa manfaat utamanya:

1. Integrasi Data

Enterprise Resource Planning memungkinkan integrasi data dari berbagai departemen, sehingga mengurangi duplikasi data dan meningkatkan akurasi informasi. Semua data disimpan dalam satu database terpusat yang dapat diakses oleh semua departemen.

2. Peningkatan Efisiensi Operasional

Dengan proses yang terautomasi dan terintegrasi, Enterprise Resource Planning membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional. Ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas administratif dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.

3. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Enterprise Resource Planning menyediakan data yang akurat dan real-time, yang memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Dengan informasi yang tepat, perusahaan dapat merespons perubahan pasar dengan lebih efektif.

4. Peningkatan Produktivitas

Dengan sistem yang terintegrasi, Enterprise Resource Planning membantu meningkatkan produktivitas karyawan. Mereka dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan dengan cepat dan mudah, sehingga dapat menyelesaikan tugas-tugas mereka dengan lebih efisien.

5. Penghematan Biaya

Dengan meningkatkan efisiensi dan produktivitas, Enterprise Resource Planning membantu perusahaan dalam mengurangi biaya operasional. Selain itu, Enterprise Resource Planning juga membantu dalam mengelola inventaris dengan lebih baik, sehingga mengurangi biaya penyimpanan dan pemborosan.

6. Kepatuhan yang Lebih Baik

ERP dapat membantu perusahaan memenuhi persyaratan regulasi dengan menyediakan pelacakan dan pelaporan yang lebih baik. Ini sangat penting di industri yang sangat diatur seperti keuangan dan kesehatan.

Tantangan dalam Implementasi ERP

Meskipun ada banyak manfaat yang ditawarkan oleh sistem ERP, implementasinya tidak selalu mudah. Ada beberapa tantangan yang perlu diperhatikan oleh perusahaan yang berencana mengadopsi ERP, antara lain:

1. Biaya Implementasi

Implementasi ERP memerlukan investasi yang besar, baik dalam hal biaya perangkat lunak maupun biaya konsultasi dan pelatihan. Ini bisa menjadi beban bagi perusahaan kecil atau menengah.

2. Kompleksitas

Sistem ERP sangat kompleks dan memerlukan waktu untuk dipelajari dan diimplementasikan. Proses ini bisa memakan waktu berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun, tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan.

3. Resistensi Terhadap Perubahan

Karyawan mungkin menolak perubahan yang dibawa oleh implementasi ERP, terutama jika mereka merasa nyaman dengan sistem lama. Oleh karena itu, penting untuk melibatkan karyawan dalam proses implementasi dan memberikan pelatihan yang memadai.

4. Kustomisasi

Meskipun sistem ERP dirancang untuk dapat disesuaikan, proses kustomisasi bisa mahal dan memakan waktu. Selain itu, terlalu banyak kustomisasi bisa membuat sistem menjadi tidak stabil dan sulit untuk di-upgrade.

5. Integrasi dengan Sistem Lama

Mengintegrasikan ERP dengan sistem lama atau aplikasi pihak ketiga bisa menjadi tantangan. Ini memerlukan perencanaan dan eksekusi yang hati-hati untuk memastikan bahwa semua sistem bekerja dengan baik bersama-sama.

Studi Kasus Implementasi ERP yang Sukses

Untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang bagaimana ERP dapat membawa perubahan positif dalam bisnis, berikut beberapa studi kasus perusahaan yang berhasil mengimplementasikan ERP:

1. Toyota Motor Corporation

Toyota menggunakan sistem ERP untuk mengintegrasikan proses manufaktur dan rantai pasokan mereka. Dengan ERP, Toyota mampu meningkatkan efisiensi produksi, mengurangi waktu siklus, dan meningkatkan visibilitas atas seluruh operasi mereka. Hal ini membantu Toyota dalam mempertahankan keunggulan kompetitif mereka di industri otomotif.

2. Nestlé

Nestlé, perusahaan makanan dan minuman terbesar di dunia, mengimplementasikan ERP untuk mengelola operasional global mereka. ERP membantu Nestlé dalam mengintegrasikan berbagai sistem dan proses di lebih dari 80 negara, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya operasional.

3. Cisco Systems

Cisco, perusahaan teknologi terkemuka, mengadopsi ERP untuk mengelola rantai pasokan dan operasional mereka. Dengan ERP, Cisco dapat merespons perubahan permintaan pasar dengan lebih cepat, meningkatkan layanan pelanggan, dan mengoptimalkan manajemen inventaris.

Langkah-Langkah Implementasi ERP

Implementasi ERP memerlukan perencanaan dan eksekusi yang hati-hati. Berikut adalah beberapa langkah kunci dalam proses implementasi ERP:

1. Penilaian Kebutuhan

Langkah pertama adalah menilai kebutuhan bisnis perusahaan dan menentukan apakah ERP adalah solusi yang tepat. Ini melibatkan analisis proses bisnis yang ada dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

2. Pemilihan Vendor ERP

Setelah kebutuhan bisnis diidentifikasi, langkah berikutnya adalah memilih vendor ERP yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Ini melibatkan evaluasi berbagai produk ERP di pasar dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Perencanaan Proyek

Perencanaan yang matang sangat penting untuk keberhasilan implementasi ERP. Ini melibatkan penyusunan jadwal proyek, anggaran, dan tim implementasi. Tim implementasi biasanya terdiri dari perwakilan dari berbagai departemen yang akan menggunakan sistem ERP.

4. Desain Sistem

Langkah berikutnya adalah merancang sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Ini melibatkan kustomisasi modul ERP, pengaturan data, dan desain antarmuka pengguna.

5. Migrasi Data

Migrasi data dari sistem lama ke sistem ERP baru adalah langkah yang sangat penting. Data harus dipersiapkan dan diverifikasi untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan atau kehilangan data selama proses migrasi.

6. Pelatihan Pengguna

Pelatihan pengguna sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan dapat menggunakan sistem ERP dengan efektif, pelatihan harus mencakup semua aspek penggunaan sistem, termasuk cara memasukkan data, menghasilkan laporan, dan mengatasi masalah yang mungkin timbul.

7. Pengujian Sistem

Sebelum sistem ERP diluncurkan secara penuh, sistem harus diuji secara menyeluruh untuk memastikan bahwa semua modul berfungsi dengan baik dan tidak ada masalah yang signifikan.

8. Peluncuran dan Pemantauan

Setelah pengujian selesai dan semua masalah telah diperbaiki, sistem ERP dapat diluncurkan secara penuh. Selama beberapa bulan pertama setelah peluncuran, sistem harus dipantau secara ketat untuk memastikan bahwa tidak ada masalah yang muncul dan semua pengguna merasa nyaman menggunakan sistem.

Masa Depan ERP

Dengan perkembangan teknologi yang terus berlanjut, masa depan Enterprise Resource Planning sangat menjanjikan. Berikut adalah beberapa tren utama yang mungkin akan membentuk masa depannya:

1. ERP Berbasis Cloud

Semakin banyak perusahaan yang beralih ke Enterprise Resource Planning berbasis cloud karena fleksibilitas, skalabilitas, dan biaya yang lebih rendah. Enterprise Resource Planning berbasis cloud memungkinkan perusahaan untuk mengakses sistem dari mana saja dan kapan saja, tanpa perlu investasi besar dalam infrastruktur TI.

2. Integrasi dengan IoT (Internet of Things)

Integrasi Enterprise Resource Planning dengan IoT memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data dari berbagai perangkat yang terhubung. Ini dapat memberikan wawasan yang lebih dalam tentang operasi bisnis dan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.

3. Artificial Intelligence dan Machine Learning

Penggunaan AI dan machine learning dalam Enterprise Resource Planning dapat membantu dalam automasi proses bisnis, analisis data yang lebih canggih, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. AI dapat membantu dalam meramalkan permintaan, mengoptimalkan rantai pasokan, dan meningkatkan layanan pelanggan.

4. Mobile ERP

Dengan semakin banyaknya karyawan yang bekerja secara mobile, mobile Enterprise Resource Planning menjadi semakin penting. Mobile Enterprise Resource Planning memungkinkan karyawan untuk mengakses sistem ERP dari perangkat mobile mereka, memungkinkan mereka untuk bekerja lebih fleksibel dan responsif.

5. ERP Modular

Enterprise Resource Planning modular memungkinkan perusahaan untuk memilih dan mengimplementasikan hanya modul yang mereka butuhkan, memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dan pengurangan biaya. Ini juga memungkinkan perusahaan untuk memperluas sistem mereka seiring dengan pertumbuhan dan perubahan kebutuhan bisnis.

Dengan perkembangan teknologi yang terus berlanjut, masa depan Enterprise Resource Planning sangat menjanjikan, dan perusahaan yang mengadopsi Enterprise Resource Planning akan memiliki keunggulan kompetitif yang signifikan di pasar global yang semakin kompetitif. Seoga informasi ini bermanfaat ya.

Baca juga:

Referensi

Ahmad, M. M., & Cuenca, R. P. (2013). Critical success factors for ERP implementation in SMEs. Robotics and Computer-Integrated Manufacturing, 29(3), 104-111. doi:10.1016/j.rcim.2012.07.011
Akkermans, H., & van Helden, K. (2002). Vicious and virtuous cycles in ERP implementation: A case study of interrelations between critical success factors. European Journal of Information Systems, 11(1), 35-46. doi:10.1057/palgrave.ejis.3000418
Bradley, J. (2008). Management based critical success factors in the implementation of Enterprise Resource Planning systems. International Journal of Accounting Information Systems, 9(3), 175-200. doi:10.1016/j.accinf.2008.04.001
Helo, P., Anussornnitisarn, P., & Phusavat, K. (2008). Expectation and reality in ERP implementation: Consultant and solution provider perspective. Industrial Management & Data Systems, 108(8), 1045-1059. doi:10.1108/02635570810904679
Hwang, Y., & Grant, D. (2011). Understanding the influence of integration on ERP performance. Information Technology and Management, 12(3), 229-240. doi:10.1007/s10799-011-0092-7
Ifinedo, P. (2011). Examining the influences of external expertise and in-house computer/IT knowledge on ERP system success. Journal of Systems and Software, 84(12), 2065-2078. doi:10.1016/j.jss.2011.05.018
Laukkanen, S., Sarpola, S., & Hallikainen, P. (2007). ERP system adoption – Does the size matter? Information Systems Frontiers, 9(2-3), 185-193. doi:10.1007/s10796-007-9032-x
Madapusi, A., & D’Souza, D. (2012). The influence of ERP system implementation on the operational performance of an organization. International Journal of Information Management, 32(1), 24-34. doi:10.1016/j.ijinfomgt.2011.06.004
Maguire, S., & Ojiako, U. (2007). ERP implementation in Omantel: A case study. Industrial Management & Data Systems, 107(3), 285-303. doi:10.1108/02635570710734209
Müller, R., & Jugdev, K. (2012). Critical success factors in projects: Pinto, Slevin, and Prescott – the elucidation of project success. International Journal of Managing Projects in Business, 5(4), 757-775. doi:10.1108/17538371211269040
Poba-Nzaou, P., Raymond, L., & Fabi, B. (2008). Adoption and risk of ERP systems in manufacturing SMEs: A positivist case study. Business Process Management Journal, 14(4), 530-550. doi:10.1108/14637150810888096
Snider, B., da Silveira, G. J. C., & Balakrishnan, J. (2009). ERP implementation at SMEs: Analysis of five Canadian cases. International Journal of Operations & Production Management, 29(1), 4-29. doi:10.1108/01443570910925343
Wong, B., & Tein, D. (2007). Critical success factors for ERP projects in small and medium-sized enterprises. Industrial Management & Data Systems, 107(3), 284-305. doi:10.1108/02635570710734209